Правильное планирование дня – путь к успеху

Среди специалистов по тайм-менеджменту бытует мнение, что залогом не только успешной карьеры, но и жизненного благополучия является способность грамотно распоряжаться временем и планировать каждый свой рабочий день таким образом, чтобы успевать выполнить чуть-чуть больше, нежели было запланировано изначально.

Считается, что разрабатывая и записывая запланированный список дел на день, рабочую неделю, месяц, полгода, год человек становится более организованным, учиться распределять дела по приоритетному значению, а также учится бережнее относиться ко времени. Этот навык позволяет человеку управлять временем, что влечет за собой грамотное распределение сил, а следовательно, более продуктивную деятельность.

Как планировать свой рабочий день правильно и что вносить в список дел?

Одним из секретов личной эффективности большинства успешных людей является способность подробно планировать каждый свой рабочий день. Почему это так важно? Потому что планировать и максимально придерживаться намеченного плана могут позволить себе только лишь высоко самоорганизованные люди, а высокая самоорганизация — одно из условий профессионального успеха.

Так как же необходимо планировать свое время человеку, нацеленному на успех в карьере?
Согласно правилам тайм-менеджмента стратегическое планирование на длительный срок — год или хотя бы полгода — должно трансформироваться в тактическое планирование на каждый день.

Работая над ежедневным планом, необходимо письменно фиксировать все необходимые дела, даже, казалось бы, незначительные: от делового звонка до предстоящей встречи, от перерыва на обед до разбора скопившейся текущей документации и т. д.

Составляя список дел, важно не упустить ничего, что требуется сделать в течение рабочего дня, недели или месяца. При этом не имеет значения, в каком виде составляется план. Рукописный ли он в ежедневнике или в специальной компьютерной программе, коих сейчас достаточное количество, что называется, на любой вкус и любые требования, неважно. Главное в деле планирования — удобство, простота использования, а также возможность оперативно вносить корректировки и постоянная доступность.

Распределение дел по степени их важности и срочности

Следующий шаг в грамотном планировании рабочего времени — это расстановка приоритетов.
Самые важные и срочные дела, имеющие первостепенное значение, являются приоритетными и им следует уделять время в первую очередь.

На второй план отодвигаются дела, имеющие высокую важность, но их выполнение не требует срочной проработки.
А в конец списка передвигаются дела, сделать которые было бы желательно, но совсем необязательно. Например, прочитать новую книгу известного бизнес-автора или посетить профессиональный семинар и др. Большинство из таких дел можно кому-то перепоручить или вовсе отложить на более поздний срок.

Важное замечание: безусловно, в течение рабочего дня возникает масса дел, которые необходимо сделать. Но только одна или, максимум, две задачи могут относиться к категории «самых важных и срочных» дел.

Для того чтобы успевать выполнить все запланированные задачи, необходимо руководствоваться следующим рекомендациями:

1. Во-первых, не планировать слишком много, а объективно оценивать свой временной ресурс. Необходимо всегда помнить о том, что он не безграничен.
2. Во-вторых, после того как завершена работа, связанная с распределением задач по их приоритетности, необходимо определиться с тем, какие из задач удобнее всего выполнять в то или иное время:

Так, работу, требующую внимательности, высокой степени сосредоточенности и погружения в нее, рекомендуется планировать на ту часть дня, когда количество отвлекающих факторов будет сведено к минимуму. Например, одним из правил многих успешных людей является выполнение сложных и важных дел рано с утра, когда рабочий день для всех остальных сотрудников еще не наступил.

И, напротив, задачи, решение которых требует коллективного участия с привлечением коллег, партнеров или клиентов лучше всего планировать на середину рабочего дня, когда все наиболее настроены на продуктивное деловое сотрудничество. Это позволяет успевать сделать гораздо больше, чем в другое время.

Несколько способов высвободить рабочее время

1. Весьма эффективен прием грамотного тайм-менеджмента, позволяющий избежать слишком детализированного планирования на мелкие, но важные задачи. Выглядит он следующим образом: если на выполнение какой-то задачи требуется не более трех минут, выполнять ее лучше сразу. Например, если возникла необходимость сделать звонок клиенту, для того чтобы задать уточняющие вопросы, то звонить нужно сразу, а не откладывать на более поздний срок. Это не только освободит план от лишних записей, но и голову от дополнительных раздумий.
2. Решение несколько задач одновременно, параллельно друг другу может сослужить плохую службу и привести к нежелательным последствиям. Например, вместо экономии времени, можно получить обратный эффект на исправление допущенных ошибок из-за невнимательности и др.

Как не сбиться с намеченного плана

К сожалению, для того чтобы все успевать, недостаточно просто правильно распланировать свой рабочий день. Ведь в течение дня возможно появление огромного количества других дел, не учтенных в личном плане: распоряжения руководства, внезапная автомобильная «пробка», незапланированные совещания, форс-мажоры и т. д. Для этого и необходима возможность корректировки плана в соответствии со степенью важности вновь поступившей задачи.

Кроме этого, для достижения успеха просто необходимо научиться говорить «нет» людям и задачам, которые не имеют первостепенного значения, но являются «похитителями» вашего бесценного времени.

Для чего нам нужно планировать свой день правильно?

Основная ценность грамотного ежедневного планирования заключается в выработке способности ценить время и правильно им распоряжаться для достижения успеха. Считается, что если человек выполняет свои ежедневные обязанности в строгом соответствии с имеющимся у него планом на какой-то промежуток времени (день ли это, месяц или даже год), он не может позволить себе тратить время впустую. И, более того, человек, планирующий свой личный рабочий график, будет стремиться практически каждую свободную минуту использовать с пользой для профессионального роста и развития. Например, во время длительной поездки в метро он будет читать профессиональную литературу или слушать аудиоуроки иностранных языков и др.

Куда уходит время

Кроме непосредственного планирования, не менее важным элементом в управлении временем является ликвидация «окон» в своем ежедневном рабочем графике, в которые «улетучиваются» такие дефицитные минуты или даже часы.

Для поиска этих «временных окон» специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют вести хронометражный учет в течение рабочего времени, который позволяет выявить «окна» и ликвидировать временную утечку.
Основными источниками бесполезных временных потерь считается:

1. Бессодержательное общение с коллегами;
2. Время, проводимое в социальных сетях;
3. Невозможность или боязнь ответить отказом на просьбу или предложение, поступающие не от руководства.

Освоить эффективное планирование своего времени под силу каждому. Знание основ тайм-менеджмента позволяет довести до совершенства свой уникальный рабочий ритм, следствием которого является продуктивный труд, достижение лучших профессиональных результатов и качественный отдых, без которого успех в любом деле практически невозможен.